Automatiza propuestas, documentación y seguimiento de proyectos.
Un estudio de arquitectura factura por proyectos que duran meses o años, pero se gestiona con la misma agilidad con la que se pierde el control: propuestas de honorarios que tardan días en salir, hitos de facturación que nadie reclama a tiempo y horas de trabajo que se van sin que aparezcan en ninguna hoja de rentabilidad. El talento está en el proyecto; el margen se escapa en la administración.
La automatización de procesos con IA no toca el diseño ni el criterio técnico —eso es tuyo— sino todo lo que lo envuelve: preparar la propuesta, mover el proyecto de fase, avisar de cada entregable, recordar el visado, emitir la factura del hito y saber, a fin de mes, qué proyecto deja dinero y cuál lo pierde. Tareas con reglas claras, repetitivas, que hoy dependen de que alguien se acuerde.
Trabajamos con estudios de obra residencial y unifamiliar, reformas y rehabilitación, arquitectos técnicos y despachos que combinan proyecto y dirección de obra. En todos aparece el mismo patrón: pocos socios, muchos proyectos abiertos a la vez y una administración que crece más rápido que el equipo que la sostiene.
La jornada mezcla dos ritmos incompatibles. Por un lado, el trabajo de fondo: anteproyecto, básico, ejecución, dirección de obra, cada uno con sus entregables, sus plazos y sus interlocutores. Por otro, la interrupción constante: el cliente que pide una modificación, el aparejador que necesita un detalle, el ayuntamiento que reclama documentación para la licencia, el colegio que devuelve un visado con observaciones.
En medio de todo eso hay que preparar propuestas para encargos nuevos —calcular honorarios, redactar el alcance, mandarla y hacer seguimiento— sin dejar caer los proyectos en marcha. La facturación por hitos se queda para 'cuando haya un rato', que casi nunca llega: se emiten tarde, se olvida reclamar el pendiente y la caja del estudio va siempre por detrás del trabajo ya entregado.
El resultado es un estudio que produce buena arquitectura pero navega a ciegas en lo administrativo: no sabe cuántas horas lleva cada proyecto, va tarde con las facturas, corre detrás de los visados y descubre los problemas de plazo cuando ya son urgentes.
Cada propuesta se redacta casi desde cero: buscar un modelo anterior, ajustar el alcance por fases, calcular los honorarios y darle formato. Se tarda días en enviarla, llega tarde frente a la competencia y cada socio la hace a su manera, sin criterio homogéneo de precio.
Anteproyecto, básico, ejecución y dirección de obra avanzan sin un tablero que diga en qué punto está cada proyecto ni qué falta para cerrar la fase. Los cuellos de botella se detectan tarde y los entregables se acumulan justo antes de cada entrega.
El hito se cumple —se entrega el básico, se aprueba el proyecto de ejecución— pero la factura no sale hasta semanas después, si sale. Nadie vigila los hitos pendientes de facturar y el estudio financia con su caja el trabajo que ya ha hecho.
Visados, presentación de documentación para licencia, certificados de fin de obra, entregas parciales al cliente: dependen de que alguien lleve la fecha en la cabeza o en una hoja. Cuando se pasa un plazo administrativo, el coste lo asume el estudio.
Planos, memorias, mediciones, correos con el cliente, actas de reunión y documentación del aparejador viven repartidos entre el ordenador de cada uno, el correo y alguna carpeta compartida. Encontrar la última versión de algo consume tiempo y genera errores de versión.
Sin un control de horas por proyecto y persona, el estudio no sabe qué encargo deja margen y cuál se come las horas. Se repiten proyectos mal presupuestados porque nunca se mide cuánto costaron de verdad los anteriores.
A partir de los datos del encargo (tipo de obra, superficie, fases contratadas, plazo), la IA genera la propuesta con el alcance por fases, los honorarios calculados según tu criterio y el formato del estudio, lista para revisar y enviar en minutos en lugar de días.
Cada proyecto avanza por un tablero —anteproyecto, básico, ejecución, dirección de obra— con sus entregables y responsables. Al cerrar una fase, el flujo avisa a los implicados, activa las tareas de la siguiente y actualiza el estado sin que nadie lo mueva a mano.
Cuando se completa un hito contractual (entrega de básico, aprobación de ejecución, certificaciones de obra), el sistema genera la factura correspondiente en tu programa de gestión y avisa para revisarla y enviarla, para que ningún hito quede sin facturar.
El estudio recibe avisos anticipados de cada vencimiento: entrega parcial al cliente, presentación de documentación para licencia, fecha de visado, certificado de fin de obra. Los plazos administrativos dejan de pillarte por sorpresa.
Toda la documentación —planos, memorias, mediciones, actas, correos— se organiza automáticamente por proyecto y fase, con control de versiones. La IA localiza cualquier documento al instante y evita que se trabaje sobre una versión antigua.
El registro de horas se conecta con cada proyecto para saber en tiempo real cuánto se ha invertido, compararlo con los honorarios y ver qué encargos son rentables y cuáles se están desviando, antes de que sea tarde.
Al arrancar un encargo, el cliente recibe automáticamente la lista de documentación necesaria (escrituras, notas simples, datos catastrales, licencias previas) y un enlace para subirla. El estudio deja de perseguir papeles por correo.
El flujo controla el estado de cada visado del colegio y de cada trámite de licencia municipal, avisa de las observaciones a subsanar y de los plazos de respuesta, y registra cada cambio de estado en la ficha del proyecto.
Las reuniones con cliente, aparejador o industriales se agendan solas, con recordatorios a los asistentes, y tras cada una la IA redacta un borrador de acta con acuerdos y tareas que se reparten automáticamente.
Cada consulta o solicitud de propuesta entra en un embudo que avisa de las que están sin responder, programa el seguimiento de las propuestas enviadas y evita que un encargo potencial se enfríe por falta de contacto.
Las peticiones de detalles, mediciones o presupuestos a los técnicos externos se canalizan con recordatorios automáticos, de modo que nada quede esperando una respuesta que frene el proyecto.
Proyectos por fase, horas invertidas frente a honorarios, hitos pendientes de facturar y plazos próximos, actualizados solos, para que dirección decida con datos qué proyectos priorizar y cuánta carga puede asumir el estudio.
Generar honorarios y alcance de forma automática permite responder a un encargo en horas, no en días, y llegar antes que la competencia con una propuesta homogénea y bien presentada.
Al ligar la facturación a los hitos del proyecto, el estudio cobra a tiempo lo que ya ha entregado y deja de financiar con su caja el trabajo hecho.
Visados, licencias y entregas dejan de depender de la memoria de nadie: los avisos anticipados evitan retrasos que hoy asume el estudio.
Saber qué horas cuesta cada encargo permite presupuestar mejor los siguientes y dejar de repetir proyectos que pierden dinero sin saberlo.
Toda la información del proyecto ordenada por fase y versión: se acaban las búsquedas eternas y los errores por trabajar sobre planos antiguos.
Con la administración automatizada, los arquitectos dedican su tiempo al diseño y a la relación con el cliente, no a perseguir papeles y facturas.
Conectamos con las herramientas habituales en estudios de arquitectura:
Cuéntanos cómo trabaja tu estudio y te diremos qué automatizar primero para sacar propuestas el mismo día, no perder ningún hito de facturación y controlar cada plazo. Auditoría gratuita, sin compromiso.
No. No tocamos el trabajo de proyecto ni el modelo BIM. Automatizamos lo que lo rodea —propuestas, fases, documentación, facturación, plazos— y nos conectamos con tus carpetas y tu gestor de proyectos sin cambiar cómo dibujas ni modelas.
Defines contigo tu criterio de cálculo (por superficie, por fases, por tipo de obra) y el estudio del alcance. A partir de los datos del encargo, la IA redacta la propuesta con honorarios y alcance en tu formato, lista para que la revises y la envíes. El criterio de precio siempre lo marcas tú.
Se definen los hitos de cada contrato (entrega de básico, aprobación de ejecución, certificaciones de dirección de obra). Cuando se marca un hito como completado, el sistema genera la factura en tu programa de gestión y avisa para revisarla y enviarla, de modo que ningún hito quede sin facturar.
Sí. Nos conectamos con Holded y con la mayoría de programas de gestión y facturación mediante API. Si el tuyo no permite integración directa, buscamos la vía más estable antes de proponer nada.
Llevamos el estado de cada visado y de cada trámite de licencia dentro del tablero del proyecto, con avisos de plazos y de observaciones a subsanar. La presentación la sigues haciendo tú por los canales del colegio y del ayuntamiento; nosotros nos aseguramos de que nada se pase de fecha.
Conectamos el registro de horas (el que ya uséis o uno sencillo) con cada proyecto y fase, para ver en tiempo real las horas invertidas frente a los honorarios contratados. Así sabes qué proyectos son rentables y cuáles se desvían, antes de que sea tarde.
Especialmente. Cuanto más pequeño es el equipo, más pesa la administración sobre los socios. Automatizar propuestas, facturación por hitos y plazos libera justo el tiempo que en un estudio pequeño vale oro.
En tu propio entorno —Google Drive, Workspace o el que uséis— organizada automáticamente por proyecto y fase, con control de versiones. No cambiamos dónde guardas las cosas: ordenamos y localizamos lo que ya tienes.
Las propuestas automáticas y los recordatorios de plazos pueden estar operativos en 1-2 semanas. Un proyecto más completo con facturación por hitos, control de horas y gestión documental suele llevar entre 3 y 6 semanas, con entregas parciales.
Sí, es lo que recomendamos: empezar por lo que más duele —normalmente las propuestas o la facturación por hitos—, ver el resultado y decidir después qué más automatizar.
Sí. Trabajamos con datos alojados en la UE, ciframos la información y controlamos los accesos. La documentación de tus proyectos y de tus clientes se trata con las garantías del RGPD.
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