Automatiza el trabajo repetitivo para atender más clientes con el mismo equipo.
En una gestoría, el margen no está en cobrar más por cada cliente, sino en atender a más clientes con el mismo equipo. Y hoy ese equipo dedica la mayor parte de su jornada a tareas que no aportan valor: teclear facturas una a una, perseguir a los clientes para que manden la documentación, cuadrar plazos con Hacienda y la Seguridad Social, y avisar de cada vencimiento por correo o por teléfono.
La automatización de procesos con IA ataca precisamente ese trabajo repetitivo. No sustituye el criterio del asesor —eso es lo que el cliente paga y valora— sino todo lo que lo rodea: recoger las facturas, leerlas con OCR, contabilizarlas, recordar los plazos del 303 o del 111, preparar y enviar modelos, reclamar la documentación que falta y cobrar las cuotas mensuales. Flujos con reglas claras que un sistema bien montado ejecuta solo, para toda la cartera a la vez.
Trabajamos con gestorías y despachos que llevan lo laboral, lo fiscal y lo contable de decenas o cientos de empresas y autónomos. En todos el patrón se repite: mucho volumen documental, muchos plazos que no perdonan y un equipo que va a remolque de los clientes que entregan tarde y de los picos de trimestre.
El día empieza revisando el correo: facturas sueltas que llegan por email, adjuntos en PDF y en foto, nóminas que pedir, altas y bajas de trabajadores que comunicar al Sistema RED antes de que expire el plazo. Cada cliente manda las cosas a su manera y por su canal, así que buena parte de la mañana se va en clasificar, renombrar y guardar documentación en la carpeta correcta.
Luego llega la contabilidad: introducir facturas en A3 o Sage una a una, conciliar los movimientos del banco, revisar que cuadre. En periodo de trimestre se acumula la presentación de modelos —IVA (303), retenciones (111 y 115), pagos fraccionados (130/131)— y las prisas por los clientes que aún no han entregado. Entre medias, el teléfono: preguntas de siempre, estado de un trámite, cuándo se paga un impuesto.
El resultado es un despacho en modo reactivo, con el trabajo concentrado en los picos de cada trimestre, cuellos de botella en la persona que contabiliza y un porcentaje de cuotas que se cobran tarde porque nadie tiene tiempo de reclamarlas. Crecer significa contratar, y contratar cuesta encontrar perfiles y margen.
Cada cliente envía sus facturas por un canal distinto —email, WhatsApp, en papel, en foto— y casi siempre a última hora. El equipo pierde horas persiguiendo lo que falta, renombrando archivos y guardándolos a mano, y aun así el cierre del trimestre siempre pilla con documentación pendiente.
Teclear cada factura en A3 o Sage —proveedor, base, IVA, cuenta contable— es lento, repetitivo y propenso a errores. Es el mayor consumidor de horas del despacho y el que más limita cuántos clientes se pueden llevar sin contratar a más gente.
Modelos 303, 111, 115, 130, resúmenes anuales, altas y bajas en Seguridad Social, presentaciones ante la AEAT. Un plazo que se escapa es una sanción y un cliente enfadado. Controlarlos a mano en un calendario compartido es frágil y depende de que alguien esté pendiente.
Avisar cliente por cliente de que toca pagar el IVA, de que falta una factura o de que hay que firmar un documento multiplica el trabajo por el número de clientes. Se hace a ratos, sin plantilla clara, y muchos avisos se quedan sin enviar.
La facturación mensual de las igualas y su cobro se llevan a mano: emitir, enviar, comprobar quién ha pagado y reclamar a los morosos. Sin un sistema, las cuotas se cobran tarde y hay clientes que acumulan varios meses sin que nadie lo detecte a tiempo.
Dar de alta a un cliente nuevo implica recopilar sus datos fiscales, poderes, certificados, autorizaciones y accesos, y configurarlo en el programa de gestión. Hacerlo a mano cada vez retrasa el arranque y da una primera impresión de despacho poco ágil.
Cada cliente dispone de un buzón o portal donde subir sus facturas, o las reenvía a un email dedicado. El sistema las recoge, las identifica por cliente y las deja ordenadas en su carpeta, sin que nadie tenga que clasificar ni renombrar nada.
La IA lee cada factura —proveedor, NIF, base, IVA, total—, propone el asiento y la cuenta contable y lo vuelca a A3, Sage o Holded. El equipo pasa de teclear a revisar y validar, con lo que una persona contabiliza el volumen que antes requería varias.
Los movimientos del banco se cruzan automáticamente con las facturas y asientos, marcando lo que cuadra y señalando solo las excepciones que necesitan criterio humano. El cierre del trimestre deja de ser un maratón de punteo manual.
Un calendario inteligente por cliente y por modelo (303, 111, 115, 130, seguros sociales) avisa al equipo con antelación de cada vencimiento y del estado de cada presentación, para que nada se escape ni dependa de la memoria de nadie.
Antes de cada cierre, el sistema detecta qué clientes no han entregado y les envía recordatorios escalonados por email o WhatsApp con la lista exacta de lo que falta, hasta que lo suben. El despacho deja de perseguir uno a uno.
Con los datos ya contabilizados, se preparan los borradores de modelos y los resúmenes trimestrales, y se envían al cliente para su visto bueno con un enlace de aprobación, dejando la presentación oficial siempre bajo supervisión del asesor.
Cada cliente recibe automáticamente el aviso de lo que tiene que pagar y cuándo (IVA, IRPF, cuotas de autónomos), con el importe y la fecha, reduciendo las llamadas de '¿cuánto me toca este trimestre?'.
Al firmar, un flujo guía la recogida de datos fiscales, poderes y autorizaciones, solicita los certificados y accesos necesarios y crea al cliente en el programa de gestión y en el portal documental, dejándolo operativo en horas en lugar de días.
Un espacio donde cada cliente sube documentos, descarga sus modelos y nóminas, consulta el estado de sus trámites y recibe avisos, con lo que baja el volumen de emails y llamadas de seguimiento.
Las igualas mensuales se facturan y se cobran de forma automática (domiciliación o enlace de pago) y, si un recibo se devuelve o queda pendiente, se dispara una secuencia de recordatorio y aviso interno, con lo que la morosidad se detecta y reclama a tiempo.
Cuando un cliente comunica un alta o una baja, el flujo recopila los datos necesarios, prepara la comunicación al Sistema RED/SILTRA y avisa al responsable laboral con el plazo límite, reduciendo comunicaciones fuera de plazo.
La IA lee los correos de los clientes, los clasifica por tipo (factura, consulta, documento laboral, cobro) y por cliente, adjunta lo que llega al expediente correcto y crea la tarea al responsable, ordenando la bandeja de entrada del despacho.
Las nóminas generadas se envían automáticamente a cada trabajador o se publican en el portal de la empresa cliente, y el resumen mensual y los seguros sociales quedan avisados y disponibles sin gestión manual.
Documentación pendiente por cliente, modelos presentados y por presentar, horas de contabilización ahorradas y cuotas cobradas frente a pendientes, actualizados solos para que dirección decida con datos reales.
Al automatizar la recogida, el OCR y la contabilización, cada persona lleva muchos más clientes sin trabajar más horas. El despacho crece en cartera sin crecer en plantilla en la misma proporción.
El control automático de plazos y la lectura de datos con IA reducen los fallos de tecleo y las presentaciones fuera de plazo, que son las que generan sanciones y pérdida de confianza del cliente.
Con la documentación recogida y contabilizada de forma continua, el pico de cada cierre deja de ser una carrera contrarreloj y el equipo trabaja de forma más estable todo el año.
La facturación recurrente automática y los recordatorios de impago mejoran el flujo de caja del despacho y reducen los clientes que acumulan meses sin pagar.
Avisos claros de vencimientos, portal para consultar sus documentos y respuestas rápidas hacen que el cliente perciba un despacho ágil y profesional, lo que reduce las bajas.
Menos tecleo y menos perseguir papeles significa más tiempo para el asesoramiento, la planificación fiscal y la relación con el cliente, que es lo que de verdad diferencia a una gestoría.
Conectamos con las herramientas habituales en gestorías:
Cuéntanos cuántos clientes llevas y con qué programa trabajas y te diremos qué procesos —OCR, contabilización, plazos, cobros— puedes automatizar primero para ganar capacidad sin contratar. Auditoría gratuita, sin compromiso.
Sí. Nos conectamos con A3 (Wolters Kluwer), Sage Despachos y Holded mediante sus APIs o conectores para volcar asientos, facturas y datos. Si tu programa no ofrece integración directa, buscamos la vía más estable (importación de ficheros, carpetas vigiladas) antes de proponer nada.
La IA lee facturas de proveedores muy distintos —PDF, escaneadas o en foto— y extrae proveedor, NIF, base, IVA y total con alta precisión. Aun así, el flujo se diseña para que una persona valide antes de contabilizar, así que ningún dato dudoso entra sin revisión.
No. Automatiza lo repetitivo —recoger documentos, teclear facturas, controlar plazos, reclamar y avisar— para que tu equipo dedique el tiempo al criterio profesional: revisar, asesorar y planificar. El objetivo es llevar más clientes con el mismo equipo, no reducirlo.
Sí. Trabajamos con proveedores europeos o con datos alojados en la UE, ciframos la información, controlamos los accesos y firmamos el contrato de encargado de tratamiento. Los datos fiscales y laborales se tratan con las garantías del RGPD.
Montamos un calendario por cliente y por obligación (303, 111, 115, 130, seguros sociales, resúmenes anuales) que avisa con antelación al responsable y refleja el estado de cada presentación. La presentación oficial siempre la valida y ejecuta el despacho.
No es obligatorio. Pueden seguir enviando por email o subir al portal; el sistema recoge, identifica y ordena lo que llega por cualquier canal habitual. Con el tiempo, muchos clientes adoptan el portal porque es más cómodo también para ellos.
Sí. Automatizamos la facturación recurrente de las igualas y su cobro por domiciliación (GoCardless) o enlace de pago (Stripe), con recordatorios automáticos cuando un recibo queda pendiente o se devuelve.
La recogida de documentación y los recordatorios de plazos pueden estar operativos en 1-2 semanas. Un proyecto más completo con OCR, contabilización automática y portal de clientes suele tardar entre 4 y 8 semanas, con entregas parciales para empezar a ahorrar cuanto antes.
Sí, es lo que recomendamos. Lo habitual es empezar por el OCR y la contabilización automática o por la recogida de documentación, que es donde más horas se recuperan, ver el resultado y decidir después qué más automatizar.
Sí. Cuantos más clientes y más volumen documental manejes, mayor es el ahorro, pero incluso un despacho pequeño gana mucho automatizando la contabilización y el control de plazos, que son las tareas que más limitan el crecimiento.
Automatizamos la recogida de datos y la preparación de las comunicaciones al Sistema RED/SILTRA con control de plazos, y la distribución de nóminas por el portal o por email. La comunicación oficial la revisa siempre el responsable laboral.
Depende de cuántos procesos automatices, del volumen de clientes y de tu software actual. La mayoría de proyectos se amortizan en pocos meses solo con las horas de contabilización liberadas y las cuotas cobradas a tiempo. Te damos un presupuesto cerrado tras la auditoría gratuita.
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