Conecta Holded con el resto de tu operativa y automatiza facturación, contactos y contabilidad.
Holded es uno de los ERP en la nube más extendidos entre pymes y despachos españoles, y con razón: reúne facturación, contabilidad, contactos, proyectos, inventario y tesorería en un mismo sitio. El problema no suele ser Holded, sino todo lo que ocurre a su alrededor. Alguien copia los pedidos de la web a Holded, teclea las facturas de proveedor una por una, cruza a mano los cobros de Stripe con las facturas emitidas y exporta a Excel para saber cómo va la tesorería. Holded está lleno, pero se llena con horas de trabajo manual.
Automatizar Holded consiste en conectarlo con el resto de tu operativa —la web, la pasarela de pago, el banco, el CRM y el correo— para que los datos entren y salgan solos, sin transcripción. Una venta en tu tienda crea el contacto, emite la factura y descuenta stock; un cobro de Stripe se concilia con su factura; una factura de proveedor recibida por email se lee con OCR y se contabiliza. Holded deja de ser un destino donde se vuelca trabajo a mano y pasa a ser el centro que se alimenta y actualiza por sí mismo.
No vendemos un conector genérico ni un plugin de marketplace que se rompe a la primera. Diseñamos e implantamos automatismos a medida sobre la API de Holded, con control de errores, idempotencia y trazabilidad, pensados para tu forma concreta de trabajar. El objetivo es medible: recuperar las decenas de horas al mes que hoy se van en mover datos hacia y desde Holded.
La automatización de Holded es la disciplina de conectar este ERP con las herramientas que ya usas y de programar las tareas repetitivas que hoy se hacen dentro de él, de modo que la información fluya sin intervención humana. Se apoya en la API oficial de Holded —disponible en sus planes de pago— y en plataformas de orquestación como Make o n8n, que actúan de pegamento entre Holded y el resto de tu stack: pasarelas de pago, banca, tiendas online, CRM, hojas de cálculo y correo.
No es lo mismo que una integración enlatada. Un conector de marketplace hace una sola cosa y de una sola manera; cuando tu proceso real tiene excepciones —un cliente exento de IVA, un pedido con varias líneas de impuesto, un abono parcial— se queda corto y acabas corrigiendo a mano. La automatización a medida modela esas reglas: decide qué serie de facturación usar, cómo mapear productos, cómo tratar los impuestos y qué hacer cuando algo no cuadra. Por eso aguanta el día a día real y no solo la demo.
También va más allá de la facturación. Holded gestiona contactos, proyectos, gastos, inventario, tesorería y remesas; cada uno de esos módulos tiene tareas automatizables. Sincronizar la ficha de un cliente entre el CRM y Holded, imputar horas a un proyecto, lanzar una remesa SEPA de recibos, generar el reporting de ventas del mes: todo eso puede ejecutarse solo, con supervisión únicamente en los casos que la requieren.
El pedido entra en la tienda, alguien lo copia a Holded para facturar y luego actualiza la ficha en el CRM. El mismo dato viaja a mano por tres sistemas, con el riesgo de que un importe, un NIF o una dirección no coincidan. Cada discrepancia es una factura que hay que rectificar o un cliente que recibe algo mal. Automatizar hace que el dato se introduzca una sola vez y se propague solo a Holded y al resto.
Cruzar los movimientos del banco y los cobros de Stripe o GoCardless con las facturas emitidas en Holded es una de las tareas más tediosas del cierre. Se hace tarde, con el extracto en una pestaña y Holded en otra, marcando a ojo. La conciliación automática empareja cada cobro con su factura por referencia, importe y fecha, y deja solo las excepciones para revisar.
Las facturas de compra llegan en PDF por correo y hay que registrarlas manualmente en Holded: proveedor, base, IVA, cuenta contable. Es lento y propenso a errores de dedo que luego descuadran el IVA. Con OCR inteligente, cada factura recibida se lee, se extraen sus campos y se crea el asiento o el documento de compra en Holded sin teclear.
Muchas empresas usan Holded solo como facturador y contabilidad, desconectado del CRM comercial, de la atención al cliente o de las hojas de control interno. Los datos viven en islas y hay que reconciliarlos a mano. Integrar Holded rompe esos silos: un contacto nuevo, un presupuesto aceptado o un ticket de soporte pueden disparar acciones en Holded y viceversa.
Saber cuánto se ha facturado, qué está pendiente de cobro o cómo va la tesorería suele implicar exportar de Holded a Excel y montar el informe a mano cada mes. Cuando está listo, ya es historia. Automatizar el reporting envía esos datos en tiempo real a un cuadro de mando o a una hoja viva que se actualiza sola, para decidir con información de hoy y no del mes pasado.
Nos sentamos con quien factura, contabiliza y gestiona clientes para ver cómo se usa Holded de verdad: qué se teclea a mano, desde dónde llegan los datos, qué series de facturación hay, cómo se tratan los impuestos y dónde están los cuellos de botella. Documentamos el flujo real y cuantificamos cuántas horas se van en cada tarea manual, que es la base para priorizar.
Definimos cómo se corresponden los datos entre Holded y el resto de sistemas: qué campo de la web es qué campo del contacto en Holded, cómo se mapean los productos, qué serie y numeración usar, cómo tratar IVA, recargo de equivalencia o exenciones, y qué hacer con los casos raros. Este mapa es lo que separa un automatismo que aguanta de uno que falla al primer pedido atípico.
Construimos las integraciones sobre la API oficial de Holded con Make o n8n según el caso —Make para implantar rápido, n8n autoalojado cuando se busca control total del dato y mejor coste a escala. Conectamos las fuentes: Stripe o GoCardless para cobros, WooCommerce o Shopify para pedidos, el banco para movimientos, el CRM para contactos y el correo para facturas de proveedor.
Añadimos inteligencia donde el flujo lo necesita: OCR con IA para leer facturas de compra en cualquier formato y volcarlas a Holded, clasificación automática de gastos por cuenta contable, y lectura de correos de pedido para crear documentos. La IA se encarga de lo que antes exigía criterio humano, con validación por excepción para los importes o proveedores dudosos.
Un automatismo que toca facturación no puede duplicar una factura ni dejar un cobro sin conciliar. Diseñamos cada flujo con idempotencia —que reprocesar un evento no cree duplicados—, reintentos ante caídas de la API y avisos cuando algo se sale de lo previsto. Lo probamos en paralelo a tu proceso actual con datos reales hasta que hay confianza plena antes de dejarlo solo.
Formamos a tu equipo para que entienda qué hace cada flujo y cómo actuar ante una excepción, dejamos la documentación y monitorizamos. A medida que cambian tus productos, tus series o tu forma de trabajar, ajustamos los automatismos. Holded automatizado no es un proyecto que se entrega y se olvida: se vigila y evoluciona con el negocio.
Facturas, contactos y asientos entran solos desde tu web, tu pasarela y tu correo. El equipo deja de copiar datos y Holded refleja la realidad del negocio en tiempo real, no cuando alguien encuentra un hueco para ponerlo al día.
Cada cobro de Stripe, GoCardless o del banco se empareja con su factura automáticamente. Sabes al instante qué está cobrado y qué pendiente, y el cierre deja de ser una batalla de fin de mes.
Al eliminar la transcripción manual desaparecen los errores de importe, NIF o IVA que obligan a rectificar facturas y descuadran la contabilidad. Los datos entran una vez, validados, y cuadran.
El reporting de ventas, cobros y tesorería se actualiza solo en un cuadro de mando o una hoja viva. Decides sobre información en tiempo real en lugar de sobre un Excel del mes pasado.
Cuando a tu gestoría le llega todo cuadrado y conciliado, su trabajo —y su factura— se reduce. Y tu equipo recupera las horas que se iban en mover datos hacia y desde Holded.
El núcleo de toda integración. La API oficial permite crear y consultar contactos, facturas, documentos de compra, asientos, productos, proyectos y remesas. Sobre ella construimos automatismos robustos, disponible en los planes de pago de Holded.
Orquestan los flujos entre Holded y el resto de aplicaciones. Make acelera la implantación con cientos de conectores listos; n8n, autoalojable, da control total del dato y mejor coste cuando el volumen crece. Elegimos según el caso.
Lee facturas de proveedor, tickets y albaranes en cualquier formato y extrae proveedor, base, impuestos y totales para crearlos en Holded sin teclear, con validación automática y revisión solo de lo dudoso.
Clasifica gastos por cuenta contable, interpreta correos de pedido, redacta comunicaciones de cobro y decide dentro de reglas acotadas. Es lo que permite automatizar tareas de Holded que antes requerían criterio humano.
Stripe y GoCardless notifican cada cobro en tiempo real mediante webhooks, disparando la conciliación o la emisión de factura en Holded sin esperas ni sondeos manuales.
Nos conectamos con las herramientas que ya usas:
Donde el volumen de pedidos y cobros es alto, automatizar el flujo pedido-factura-stock-conciliación con Holded elimina el doble tecleo y descuadres, y hace el cierre inmediato.
El registro masivo de facturas de compra con OCR y la conciliación automática liberan las horas más caras del despacho: las de personal cualificado tecleando datos.
Presupuestos, proyectos, imputación de horas y facturación recurrente se conectan con Holded para facturar a tiempo y ver la rentabilidad por proyecto.
La recurrencia de Stripe o GoCardless, la emisión de facturas por cada cobro y el reporting de MRR se sincronizan con Holded sin gestión manual de altas y bajas.
Pedidos, albaranes, remesas SEPA de recibos y control de cobros pendientes se automatizan sobre Holded para un flujo de caja sano y trazable.
Analizamos cómo usas Holded hoy y qué tareas manuales lo rodean, y cuantificamos las horas recuperables. Sin compromiso y sin coste.
Te presentamos qué automatizar primero —normalmente conciliación o facturación de pedidos, que dan retorno rápido— con el ahorro estimado y el orden de implantación.
Empezamos por el flujo de mayor impacto, lo dejamos probado en real y funcionando, y vamos añadiendo los siguientes con la confianza ya ganada.
Monitorizamos los flujos, atendemos las excepciones y los ajustamos cuando cambian tus series, productos o forma de trabajar.
| Semana 1 | Auditoría de tu operativa con Holded, mapa de datos y reglas fiscales, y propuesta priorizada. |
| Semanas 2–3 | Conexión vía API y construcción del primer flujo (p. ej. pedidos-a-factura o conciliación de cobros). |
| Semana 4 | Pruebas en real en paralelo, ajuste de excepciones y formación del equipo. |
| A partir del mes 2 | Puesta en marcha de los siguientes automatismos (OCR de compras, reporting, remesas) y mejora continua. |
El cálculo es directo. Si entre teclear pedidos, registrar facturas de compra y conciliar cobros se van 50 horas al mes a un coste cargado de 20 €/hora, son 1.000 €/mes o 12.000 €/año, sin contar los errores que obligan a rectificar. Un proyecto de automatización de Holded suele costar una fracción de esa cifra anual, y el ahorro se repite cada mes.
En la práctica, la mayoría de estas implantaciones se amortizan en menos de 3 meses. Además del tiempo, hay un ahorro menos visible pero real: la factura de la gestoría baja cuando le llega todo cuadrado y conciliado, y los errores de IVA que antes costaban rectificaciones y sustos con Hacienda desaparecen. A partir de ahí, cada hora liberada es capacidad para más volumen sin contratar.
Solicita tu auditoría gratuita: analizamos tu proceso y te decimos exactamente cuánto puedes ahorrar antes de que decidas nada.
Alta y actualización de contactos, emisión de facturas de venta, registro de facturas de compra con OCR, conciliación de cobros bancarios y de pasarela, asientos contables, creación de proyectos, imputación de horas, remesas SEPA y reporting. Prácticamente cualquier tarea repetitiva basada en reglas que hoy hagáis a mano dentro o alrededor de Holded.
Sí, necesitas acceso a la API de Holded, que está disponible en sus planes de pago. En la auditoría verificamos que tu plan lo incluye o te indicamos el mínimo necesario para lo que quieres automatizar.
Construimos automatismos a medida sobre la API oficial con Make o n8n. Los conectores enlatados sirven para lo básico, pero se quedan cortos en cuanto tu proceso tiene excepciones fiscales o de negocio. Lo a medida modela tus reglas reales y aguanta el día a día.
Cada cobro de Stripe, GoCardless o del banco se empareja con su factura en Holded por referencia, importe y fecha. Los que casan se concilian solos; los que no —un pago parcial, un importe distinto— se marcan como excepción para que una persona los revise. Nada se concilia a ciegas.
Sí. Con OCR inteligente e IA leemos cada factura recibida, extraemos proveedor, base, impuestos y totales, clasificamos el gasto y creamos el documento de compra o el asiento en Holded, con validación de los importes o proveedores dudosos.
Sí, con WooCommerce, Shopify, PrestaShop y otras. Cada pedido puede crear el contacto, emitir la factura con la serie e IVA correctos y descontar stock en Holded automáticamente.
Sí. Sincronizamos contactos y estados con HubSpot, Pipedrive u otros CRM, y conectamos Stripe y GoCardless por webhooks para conciliar cobros y gestionar recurrencias sin intervención.
No. Diseñamos cada flujo con idempotencia, de modo que reprocesar un evento —por una caída de red o un reintento— no crea duplicados. Añadimos control de errores y avisos para que ninguna incidencia pase desapercibida.
Sí. Usamos las conexiones oficiales y cifradas de Holded y del resto de servicios, con cumplimiento del RGPD y datos alojados en Europa. Si tu sector lo exige, podemos orquestar con n8n autoalojado para mantener el control total del dato.
No, la complementa. Le llega todo cuadrado, conciliado y a tiempo, lo que reduce su trabajo y, con ello, normalmente su factura. Tu gestoría se centra en asesorar y revisar, no en teclear.
Un flujo concreto —conciliación o facturación de pedidos— suele estar operativo en 2–4 semanas. Una integración integral de varios módulos, entre 4 y 8. Empezamos siempre por el de mayor retorno para que veas resultados pronto.
Sí, es lo recomendable. Arrancamos por el de mayor impacto, normalmente la conciliación de cobros o la facturación automática de pedidos, lo dejamos funcionando y ampliamos desde ahí.
Se tratan por excepción. El automatismo resuelve el 90–95% de los casos normales y deja marcados los raros —un cliente exento, un abono, un importe que no casa— para que una persona decida. No automatizamos a ciegas lo que necesita criterio.
Sí, y suele notarse mucho, porque en un equipo reducido cada hora de administración pesa. Adaptamos el alcance al volumen: incluso automatizar solo la conciliación y la facturación de pedidos devuelve la inversión rápido.